Udbyder
Profil
1
1
iDeals
4.8/5
Support
  • 24/7
  • Online
Behørig omhu
M&A
Finansiere
Industriel

iDeals virtual data room giver sine brugere sikre og brugervenlige virtuelle dataløsninger. Ved hjælp af funktioner som brugeradministration, Q&A-funktionalitet og tilpasningsmuligheder er iDeals en af ​​de førende udbydere på markedet for virtuelle datarum.

Læs mere
2
2
Intralinks
4.5/5
Support
  • 24/7
Investering
Juridiske
M&A

Intralinks har specialiseret sig i sikre, enkle og smarte løsninger til dealmaking. Ved fuldmagt fra A.I. indlejrede værktøjer i de virtuelle datarum, som Intralinks leverer, er det en af ​​de hurtigste og smarteste online filopbevaringsløsninger på markedet.

Læs mere
3
3
Datasite
4.5/5
Support
  • 24/7
  • Online
Juridiske
Behørig omhu
M&A

Datasite trækker på deres 50 års erfaring med dealmaking for at levere deres virtuelle datarumsløsninger. Med deres spilskiftende teknologi, jernbeklædte sikkerhed og muligheden for at tilbyde 24/7 support er de en vigtig del af datarumsmarkedet.

Læs mere
4
4
Citrix
4.4/5
Support
  • 24/7
  • Online
M&A
IPO
Fast ejendom

Citrix er involveret i at skabe digitale arbejdsrum, der kan understøtte en række forskellige brancher. Gennem produktivitetsforbedrende værktøjer implementeret i deres virtuelle datarumsløsninger er Citrix i stand til at henvende sig til et stadigt voksende marked.

Læs mere
5
5
Drooms
4.2/5
Support
  • 24/7
M&A
IPO
Behørig omhu

Sikker, intuitiv og intelligent – det er de egenskaber, som de virtuelle datarum fra Drooms rummer. Ved hjælp af A.I., app-integration og avancerede sikkerhedsfunktioner er de et fremragende eksempel på, hvordan et datarum skal se ud.

Læs mere
6
6
Onehub
4.2/5
Support
  • 24/7
Behørig omhu
Investering
Juridiske

OneHub fokuserer på at levere de bedste og sikreste måder at dele filer på i en virksomhedsmiljø. Sikre og sømløse datarum, brugerdefinerbare klientportaler og sikker skydeling kan alle forbindes med deres virtuelle datarumstjenester.

Læs mere

Virtuelle datarum i Danmark

Et virtuelt datarum (online data room eller data room software) er en digital platform, der benyttes af virksomheder til at huse og dele følsomme data. Online datarum er cloud-baserede og udnytter de nyeste sikkerhedsteknologier til at skabe et beskyttet miljø for aftaler og andre forretningstransaktioner.

I de sidste par år har vi set en markant stigning i efterspørgslen på datarum, drevet af den digitale transformation og den pandemi-inducerede stigning i løsninger til fjernarbejde. VDR-markedet forventes at mere end tredoble sin størrelse på mindre end et årti, så det er værd at kaste et blik på, hvad der præcist gør virtuelle datarum så vigtige – og om de er den rigtige løsning for din virksomhed.

Hvem bruger virtuelle datarum?

Selvom de minder om databehandlingsplatforme som Google Drive, er virtuelle datarum bygget op omkring en sikkerhedstænkende arkitektur, der gør dem særdeles velegnede til transaktioner med høj indsats, der kræver fortrolighed og beskyttelse af personlige oplysninger. Det gør dem til et foretrukket værktøj for brugere som f.eks:

  • Store virksomheder
  • Finansielle rådgivere
  • Advokater og advokatfirmaer
  • Institutionelle investorer
  • Statslige revisorer og bogholdere

Fordi de bidrager til at sikre sikkerhed på højeste niveau og transparens i transaktioner, er data room en stor hjælp for disse og andre erhverv, der hyppigt håndterer store mængder følsomme data. VDR’er er nu industristandard for finansielle transaktioner og forretningsaftaler. 

De primære anvendelsesmuligheder for virtuelle datarum

Anvendelsesmulighederne for datarum i erhvervslivet er steget i takt med, at softwareudbyderne udvikler nye løsninger og værktøjer til et stadigt voksende marked. Når det er sagt, udgør anvendelsesmuligheder som dem nedenfor stadig størstedelen af VDR-markedet.

Fusioner og opkøb (M&A) 

Store handler som fusioner og opkøb forudsætter udveksling af store mængder data mellem flere parter på både den sælgende og den købende side, samt eksterne parter som revisorer, bogholdere og rådgivere. Med et datarum kan M&A-aftaler gennemføres i et beskyttet miljø, hvor der ikke er meget plads til insider-lækager af fortrolige oplysninger.

Behørig omhu

Når man analyserer en virksomhed, der skal købes eller investeres i, skal teams med berørig omhu indsamle, gennemgå og revidere al relevant dokumentation – regnskaber, væsentlige kontrakter, forretningsplaner og virksomhedsregistre, blandt mange andre dokumenter. Også her giver datarum en praktisk og struktureret platform til at uploade og gennemgå filer uden at gå på kompromis med behovet for privatliv.

Fundraising

At sikre finansiel støtte til en startup kan være en lang proces, der omfatter flere interesserede parter. For at kunne argumentere overbevisende for investeringen skal fundraising-siden fremlægge et hav af dokumentation, bl.a. økonomiske fremskrivninger, virksomhedens forretningsplan og pitch deck samt virksomhedens stiftelsesaftale og kapitaltabel. 

Datarum tilbyder et sikkert miljø til kapitalindsamlingsrunder, hvor startups kan invitere investorer til at gennemgå den relevante dokumentation, mens de stadig bevarer fuld kontrol over de delte oplysninger.

Revisioner

Uanset om de foretages af skattevæsenet eller af et individuelt regnskabsfirma, er finansielle revisioner en typisk anvendelsesmulighed for datarum. Den organisation, der revideres, kan bruge et midlertidigt online datarum til at levere alle de data, der anmodes om under revisionen; når revisionen er afsluttet, kan datarummet lukkes ned eller ophæves, og brugerne får deaktiveret deres adgangsrettigheder.

Børsnoteringer

En virksomheds børsnotering er en stor hændelse med et betydeligt niveau af juridiske, finansielle og lovgivningsmæssige krav. For at sikre transparens og overholdelse af værdipapirreglerne skal en organisation interagere med eksterne parter som f.eks. investeringsbanker og give adgang til regnskaber, juridiske aftaler og dokumenter forvaltet af virksomheder. 

Som i ovenstående brugsscenarie faciliterer datarum deling af kritiske data, samtidig med at man bevarer kontrollen over dem.

Sikker dokumentdeling

Selv uden større transaktioner er der en konstant strøm af information i virksomheder, og deling af data uden at kompromittere dem er en anden almindelig anvendelse af datarum. 

Med en sikkerhedsarkitektur i flere niveauer gør data room det muligt at dele store mængder information med brugere på alle niveauer i virksomheden, med forskellige niveauer af adgangsrettigheder i et enkelt miljø.

De største fordele ved virtuelle datarum

Med virtual data room software kan organisationer centralisere og effektivisere deres arbejde og informationsdeling. Fordelene ved virtuelle datarum er bl.a:

  • Hastighed. Arbejdet med aftaler, herunder berøring omhu, accelereres betydeligt, når teams kan arbejde og kommunikere simultant på den samme platform.
  • Færre omkostninger. I modsætning til at bruge fysiske datarum giver VDR’er en betydelig besparelse på de omkostninger, der er forbundet med logistik, som f.eks. at rejse og booke overnatninger på fysiske steder.
  • Mere kontrol over brugerne. VDR-administratorer kan begrænse eller give adgang til filer efter behov; brugere kan få visnings-, redigerings- eller downloadtilladelser.
  • Mere kontrol over data. Adgang til filer kan kontrolleres med funktioner som gittervisning, fjernmakulering og dynamisk vandmærkning. 
  • Øget sikkerhed. Datakryptering, flertrinsgodkendelse og SSO-protokoller sikrer datarum mod lækager eller brud fra ondsindede aktører.
  • Mere effektivt fjernarbejde. Med datarum kan virksomheder nemt genskabe et virksomhedsmiljø, hvor medarbejderne samarbejder og interagerer med hinanden hurtigt og effektivt.

Sådan øger datarum sikkerheden

data room center denmark

At holde sine data sikre er en af de primære bekymringer for mange virksomheder, især når det drejer sig om forretningshemmeligheder, intellektuel ejendom, fortrolige kontrakter og personlige oplysninger, der kan komme konkurrenterne til gode. Med den post-pandemiske fremgang i cyberkriminalitet, der i øjeblikket forventes at koste 8,15 billioner dollars i 2023, er beskyttelse af arbejdsmiljøet mod trusler som ransomware og cyberspionage blevet en fundamental bekymring for virksomheder over hele verden, hvilket i stigende grad driver indførelsen af datarum.

Fordi VDR’er er sikkerhedsorienterede, kredser alle de forskellige funktioner, der tilbydes, om en central sikkerhedsarkitektur, der giver arbejdspladsen et ekstra lag af beskyttelse og hjælper med at mindske risikoen for menneskelige fejl, herunder utilsigtede lækager og sårbarhed over for social engineering-angreb. 

De vigtigste sikkerhedsfunktioner til datarum omfatter:

  • Flere-faktor brugergodkendelse. Når brugerne får adgang til platformen, skal de bekræfte deres identitet ved hjælp af en engangskode (OTP) eller en kode.
  • Kryptering af data. De fleste datarum leverer 256-bit kryptering i hvile, og mange leverer også end-to-end-kryptering til kommunikation og filer i transit.
  • Afgrænsede tilladelser. Administratorer af data room kan tildele forskellige adgangsniveauer, herunder download eller redigering af filer, til forskellige brugergrupper; tilladelser kan let tilføjes eller suspenderes fra specifikke brugere.
  • Funktioner til filbeskyttelse. Nogle af de funktioner, der tilbydes af de bedste udbydere, såsom hegn (eller gitter), dynamisk vandmærkning og fjernmakulering, giver administratorer ekstra kontrol over data, selv når filer allerede er blevet downloadet af brugere.
  • Tidsbegrænset filadgang. Filer kan gøres tilgængelige i bestemte tidsperioder, hvorefter de bliver utilgængelige. Det er med til at mindske risikoen for lækager.
  • Komplette revisionsspor. Administratorer kan få adgang til et komplet revisionsspor over brugerhandlinger på tværs af platformen, herunder i nogle tilfælde sidevisninger, tid brugt i datarummet, redigeringshistorik og downloads.
  • Aktivitetsrapporter og dataanalyse. Visuelle grafiske rapporter kan nemt genereres til at vise, hvordan et bestemt segment af brugere har interageret på platformen. Dette bruges ofte til at måle interessen hos investorer eller andre parter, der indgår aftaler.

Sådan vælger du den rette virtual data room til din virksomhed

Ligesom med al anden software er det ikke alle datarum, der er lige gode. Når du skal beslutte, hvilken udbyder af datarum du skal vælge, bør du overveje en samlet cost-benefit-analyse, der tager højde for alle dine vigtigste behov.

Tænk over dit budget

Selvom beslutninger baseret på prisen alene sjældent kan anbefales, vil prisen sandsynligvis spille en rolle i dit valg. Mange datarum tilbyder et differentieret prissystem, der passer til alt fra små virksomheder til store koncerner, men andre er målrettet specifikke nicher, som måske ikke passer til din brugssituation. 

Afhængigt af størrelsen på din organisation, mængden af data, du forventer at behandle gennem datarummet, og tidsrummet for brug af datarummet, kan det være en god idé at overveje forskellige prisformater:

  • Pris pr. bruger. Jo flere brugere du tilføjer til platformen, jo mere betaler du. 
  • Pris pr. side eller pr. data. Du vælger de grænser for datalagring, der passer til din brugssituation.
  • Tidsbaseret abonnement. Du abonnerer på datarummet i en given periode og betaler for at forlænge det, hvis det er nødvendigt.

De bedste datarum vil normalt tilbyde blandede prisplaner, der tilbyder en kombination af bruger- og lagringsgrænser med forskellige månedlige eller årlige abonnementer, så du er nødt til at gøre dit hjemmearbejde for at finde en god løsning.

Lav din egen research

Når du overvejer dine udbydere, skal du huske at tjekke hjemmesider, der samler anmeldelser, såsom Capterra. Når du ser en udbyders ratings og har adgang til andre brugeres delte erfaringer på platformen, kan du træffe en mere informeret beslutning og forudse fordele og ulemper ved dit valg.

Kend de egenskaber, du har brug for

Datarum kan variere meget i deres tilbud, så det er vigtigt at udvælge de funktioner og værktøjer, som du absolut ikke kan være foruden, og derefter tjekke, hvilke datarumsudbydere der tilbyder dem. Det kan være ting som:

  • Komplette revisionsspor
  • Ubegrænset datalagring
  • Integrationer med tredjepartsapps
  • Uddannelse af personale og dokumentation
  • Brugervenlig brugerflade
  • Specifikke sikkerhedsfunktioner

Sammenlign dine favoritter

Når du har indsnævret dine kandidater til et par foretrukne muligheder, er det tid til at sammenligne deres tilbud, priser og muligheder. Til det formål kan du lave dine egne lister over fordele og ulemper eller gå tilbage til sammenligningswebsteder for at få et klart billede af, hvordan hver udbyder klarer sig i forhold til de andre.

Tag kontakt til udbyderne

Som et endeligt skridt i din prospektering kan du overveje at skrive til dine udvalgte leverandører. Det kan spare dig for meget tid og besvær med at finde ud af ting som:

  • Hvad er den bedste plan til din brugssituation?
  • Tilgængelige support- og træningsmuligheder
  • Tilpassede prisniveauer/rabatter tilbydes
Husk: Bare fordi du ser en pris på displayet, betyder det ikke, at der ikke er plads til at forhandle. De fleste udbydere vil med glæde tilbyde rabatter eller ekstra fordele som f.eks. gratis træning, hvis du beder om det.

Benyt dig af gratis prøveperioder

En ret åbenlys, men ofte overset taktik er at begynde at bruge datarummet på en gratis prøve- eller demobasis for at se, hvordan du kan lide det. Ligesom en prøvetur vil dette ofte give dig ny indsigt i dine datarumsbehov og de tilgængelige muligheder, så du kan træffe en meget bedre beslutning, når det kommer til stykket.

FAQ

Hvorfor bruge datarum? 
Datarum hjælper organisationer med at forbedre arbejdsgange og udføre store datatransaktioner hurtigere og med øget sikkerhed. Brugen af datarum kan have en nettoeffekt på produktiviteten og forhindre omkostninger i forbindelse med datalækager og cyberkriminalitet.
Hvad er datarumsteknologi?
Datarumsteknologi refererer til brugen af sikker cloud-baseret software til at foretage transaktioner, dataanalyser, revisioner og andre dataintensive handlinger i et sikkert og struktureret miljø.
Hvad er de bedste datarum i Danmark?
De udbydere, der har den højeste rating i Danmark, er iDeals, Intralinks, Datasite og Citrix Sharefile.
Hvor meget koster et datarum?
Priserne på datarum kan svinge betydeligt alt efter antallet af brugere, lagerkapacitet og tilgængelige funktioner. Afhængigt af din brugssituation kan prisen variere fra et par hundrede til flere tusinde dollars om måneden.
Hvad er den bedste prisstruktur for virtuelle datarum?
Datarum kan prissættes pr. bruger, pr. lagerplads eller pr. funktionspakke, blandt andre alternativer. Den bedste prisstruktur vil typisk afhænge af din virksomheds behov, f.eks. din arbejdsstyrke eller mængden af data, du har behov for at gemme.
Hvad er et datarum i forbindelse med berørig omhu?
Et datarum er en platform, der bruges i berørig omhu til at opbevare og dele følsomme dokumenter på en sikker og let genfindelig måde. Datarum giver beslutningstagere større kontrol over informationsmiljøet og kan hjælpe med at accelerere processer og forbedre beslutningstagningen.
Hvordan bruger man et virtuelt datarum til M&A?
Datarum tilbyder et struktureret center til værtskab og deling af virksomhedsdata, herunder forretningsplaner, kontrakter, regnskaber og andre dokumenter, der kræves i M&A-transaktioner.
Hvad er bedst, et fysisk datarum eller et virtuelt datarum?
Mens fysiske datarum stadig bruges af nogle virksomheder, er virtuelle datarum i stigende grad den foretrukne løsning, da de giver mulighed for øget fleksibilitet, sikkerhed og hastighed i forhandlinger og databehandling.