Når det kommer til markedsføring og reklame eller lignende processer, er det nødvendigt at have en pålidelig og gennemtestet platform, hvor køberen og sælgeren kan udveksle informationer. Virtual data rooms er blevet lanceret for at gøre sådanne handler nemmere og for at bevare et maksimalt sikkerhedsniveau. Uanset tjenesteudbyder, er VDR en stor støtte ved transaktioner, såvel som målsætnings-kritiske processer, som administration, kontrol af overholdelse af aftaler og due diligence.

I modsætning til erfarne brugere, bør nye kunder være ekstra opmærksomme og selektive for at sikre sig, at de vælger den mest pålidelige og sikre platform. Under alle omstændigheder er der en specifik række af egenskaber, som alle dealrooms har. Normalt inkluderer de:

Sikkerhed. Generelt set garanterer virtual data rooms et højt niveau af sikkerhed, der minder om det, som større banker og finansielle institutioner har. Hvis du investerer i et dealroom, kan du være 100% sikker på, at de uploadede dokumenter er lagret sikkert. Kun ved hjælp af up-to-date sikkerhedsforanstaltninger, brugertilladelser, der kan indstilles, to-faktor godkendelse og flere andre funktioner, kan du opnå fuld kontrol over den data, som du deler via datarum. Udover dette er det vigtigt at huske kryptering og flere firewalls, der eliminerer alle de mulige risici.

Let at bruge. Når en transaktion eller forretningsproces kræver deling, lagring eller gennemgang af tusindvis af dokumenter, kan det være noget af en udfordring at skulle holde styr på dem og organisere processen. Et virtual data room er dog en fremragende, struktureret platform, hvor det ikke tager dig mere end 10 minutter at uploade, gennemgå og ændre i filer. Derudover kan du hurtigt og effektivt finde det nødvendige dokument.

Kontrol. Specifikke virtual deal room funktioner er lavet for at mindske risikoen for menneskelige fejl eller andre fejl, der kan give problemer for den finansielle proces. Udløbstidspunkt for dokumenter, automatiske vandmærker, deaktivering af download eller printfunktionen er de sikkerhedsfunktioner, der kan blive indstillet af en administrator.

Overkommelig pris. Det er ikke nødvendigt at tage til en anden del af byen, andet kontor eller by for at møde din partner og dele de nødvendige dokumenter. I stedet kan du spare penge og tid ved at forhandle online i et fortroligt, sikkert og effektivt dealroom.

Selvom listen af potentielle data room brugere er uden ende, er der flere industrier og handelsvirksomheder, der har svært ved at eksistere uden en lignende platform. Vigtige processer som due diligence revisioner og lovpligtige indberetninger, kontrol af overholdelse af aftaler, indkøbsprojekter, administration, deling af immateriel ejendom, investorrapporter, kommanditistrapporter, virksomhedsportfolio-rapporter og lignende processer kræver maksimalt niveau af kontrol og sikkerhed. En pålidelig datarum er en af de bedste løsninger, da den garanterer maksimalt niveau af fortrolighed, administrering og øger chancerne for, at dine handler går godt.

På grund af dette bliver virtual data rooms brugt inden for følgende industrier:

• Administration;
• Investeringsbanker;
• Virksomheder;
• Medicinal- og biotekindustrien;
• Private aktier og obligationer;
• Energiproduktion og minedrift.