Anvendelsesmulighederne for datarum i erhvervslivet er steget i takt med, at softwareudbyderne udvikler nye løsninger og værktøjer til et stadigt voksende marked. Når det er sagt, udgør anvendelsesmuligheder som dem nedenfor stadig størstedelen af VDR-markedet.

Fusioner og opkøb (M&A) 

Store handler som fusioner og opkøb forudsætter udveksling af store mængder data mellem flere parter på både den sælgende og den købende side, samt eksterne parter som revisorer, bogholdere og rådgivere. Med et datarum kan M&A-aftaler gennemføres i et beskyttet miljø, hvor der ikke er meget plads til insider-lækager af fortrolige oplysninger.

Behørig omhu

Når man analyserer en virksomhed, der skal købes eller investeres i, skal teams med berørig omhu indsamle, gennemgå og revidere al relevant dokumentation – regnskaber, væsentlige kontrakter, forretningsplaner og virksomhedsregistre, blandt mange andre dokumenter. Også her giver datarum en praktisk og struktureret platform til at uploade og gennemgå filer uden at gå på kompromis med behovet for privatliv.

Fundraising

At sikre finansiel støtte til en startup kan være en lang proces, der omfatter flere interesserede parter. For at kunne argumentere overbevisende for investeringen skal fundraising-siden fremlægge et hav af dokumentation, bl.a. økonomiske fremskrivninger, virksomhedens forretningsplan og pitch deck samt virksomhedens stiftelsesaftale og kapitaltabel. 

Datarum tilbyder et sikkert miljø til kapitalindsamlingsrunder, hvor startups kan invitere investorer til at gennemgå den relevante dokumentation, mens de stadig bevarer fuld kontrol over de delte oplysninger.

Revisioner

Uanset om de foretages af skattevæsenet eller af et individuelt regnskabsfirma, er finansielle revisioner en typisk anvendelsesmulighed for datarum. Den organisation, der revideres, kan bruge et midlertidigt online datarum til at levere alle de data, der anmodes om under revisionen; når revisionen er afsluttet, kan datarummet lukkes ned eller ophæves, og brugerne får deaktiveret deres adgangsrettigheder.

Børsnoteringer

En virksomheds børsnotering er en stor hændelse med et betydeligt niveau af juridiske, finansielle og lovgivningsmæssige krav. For at sikre transparens og overholdelse af værdipapirreglerne skal en organisation interagere med eksterne parter som f.eks. investeringsbanker og give adgang til regnskaber, juridiske aftaler og dokumenter forvaltet af virksomheder. 

Som i ovenstående brugsscenarie faciliterer datarum deling af kritiske data, samtidig med at man bevarer kontrollen over dem.

Sikker dokumentdeling

Selv uden større transaktioner er der en konstant strøm af information i virksomheder, og deling af data uden at kompromittere dem er en anden almindelig anvendelse af datarum. 

Med en sikkerhedsarkitektur i flere niveauer gør data room det muligt at dele store mængder information med brugere på alle niveauer i virksomheden, med forskellige niveauer af adgangsrettigheder i et enkelt miljø.

Med virtual data room software kan organisationer centralisere og effektivisere deres arbejde og informationsdeling. Fordelene ved virtuelle datarum er bl.a:

• Hastighed. Arbejdet med aftaler, herunder berøring omhu, accelereres betydeligt, når teams kan arbejde og kommunikere simultant på den samme platform.
  
• Færre omkostninger. I modsætning til at bruge fysiske datarum giver VDR’er en betydelig besparelse på de omkostninger, der er forbundet med logistik, som f.eks. at rejse og booke overnatninger på fysiske steder.
  
• Mere kontrol over brugerne. VDR-administratorer kan begrænse eller give adgang til filer efter behov; brugere kan få visnings-, redigerings- eller downloadtilladelser.
  
• Mere kontrol over data. Adgang til filer kan kontrolleres med funktioner som gittervisning, fjernmakulering og dynamisk vandmærkning. 
  
• Øget sikkerhed. Datakryptering, flertrinsgodkendelse og SSO-protokoller sikrer datarum mod lækager eller brud fra ondsindede aktører.
  
• Mere effektivt fjernarbejde. Med datarum kan virksomheder nemt genskabe et virksomhedsmiljø, hvor medarbejderne samarbejder og interagerer med hinanden hurtigt og effektivt.

At holde sine data sikre er en af de primære bekymringer for mange virksomheder, især når det drejer sig om forretningshemmeligheder, intellektuel ejendom, fortrolige kontrakter og personlige oplysninger, der kan komme konkurrenterne til gode. Med den post-pandemiske fremgang i cyberkriminalitet, der i øjeblikket forventes at koste 8,15 billioner dollars i 2023, er beskyttelse af arbejdsmiljøet mod trusler som ransomware og cyberspionage blevet en fundamental bekymring for virksomheder over hele verden, hvilket i stigende grad driver indførelsen af datarum.

Fordi VDR’er er sikkerhedsorienterede, kredser alle de forskellige funktioner, der tilbydes, om en central sikkerhedsarkitektur, der giver arbejdspladsen et ekstra lag af beskyttelse og hjælper med at mindske risikoen for menneskelige fejl, herunder utilsigtede lækager og sårbarhed over for social engineering-angreb. 

De vigtigste sikkerhedsfunktioner til datarum omfatter:

• Flere-faktor brugergodkendelse. Når brugerne får adgang til platformen, skal de bekræfte deres identitet ved hjælp af en engangskode (OTP) eller en kode.
  
• Kryptering af data. De fleste datarum leverer 256-bit kryptering i hvile, og mange leverer også end-to-end-kryptering til kommunikation og filer i transit.
  
• Afgrænsede tilladelser. Administratorer af data room kan tildele forskellige adgangsniveauer, herunder download eller redigering af filer, til forskellige brugergrupper; tilladelser kan let tilføjes eller suspenderes fra specifikke brugere.
  
• Funktioner til filbeskyttelse. Nogle af de funktioner, der tilbydes af de bedste udbydere, såsom hegn (eller gitter), dynamisk vandmærkning og fjernmakulering, giver administratorer ekstra kontrol over data, selv når filer allerede er blevet downloadet af brugere.
  
• Tidsbegrænset filadgang. Filer kan gøres tilgængelige i bestemte tidsperioder, hvorefter de bliver utilgængelige. Det er med til at mindske risikoen for lækager.
  
• Komplette revisionsspor. Administratorer kan få adgang til et komplet revisionsspor over brugerhandlinger på tværs af platformen, herunder i nogle tilfælde sidevisninger, tid brugt i datarummet, redigeringshistorik og downloads.
  
• Aktivitetsrapporter og dataanalyse. Visuelle grafiske rapporter kan nemt genereres til at vise, hvordan et bestemt segment af brugere har interageret på platformen. Dette bruges ofte til at måle interessen hos investorer eller andre parter, der indgår aftaler.