Ejendomsmægling og virtual data rooms

Ejendomsmæglings-sfæren gør livet for både ejendomsejere og beboere meget lettere ved at stille alle de services til rådighed, der er nødvendige i udlejningsprocessen. Der er flere og flere bureauer, der bliver oprettet i lande, hvor folk foretrækker at leje lejligheder frem for at købe dem pga. behovet for at bo et sted i kortere tid, eller fordi de ikke har råd til at betale for boligen, inklusiv, at de ikke har mulighed for at tage et lån. Der er også private ejendomsmæglere, men for det meste opfatter folk de store virksomheder som mere pålidelige og fordelagtige forretningsmæssigt. Ejendomsmægling er specielt vigtigt, når ejeren flytter til et andet land eller har flere ejendomme, som bliver lejet ud, hvilket markant øger ansvarligheden for og den indsats, der skal lægges i at gøre ejendommene profitable. Pga. at den store udskiftning i kunder i sfæren øges hver dag, er det utrolig svært at kontrollere og administrere alle opgaverne og dokumenterne uden speciel software som virtual data rooms.

Fordelene ved softwaren

Oprindeligt blev VDR data room services oprettet for at beskytte data associeret med forskellige transaktioner i forretningssfæren og gøre processerne mere effektive. Dog blev softwaren hurtigt populær i forskellige sfærer pga. dens brugbarhed, hvilket fik VDR-tjenesteudbydere til at tilbyde mere specifikke versioner til hver enkelt forretningssfære, inklusiv ejendomsmægling. Data rooms indenfor ejendomsmægling opfylder virksomhedernes behov ved at gøre langt de fleste processer på området digitale. Her er en liste over de hovedansvarsområder, som ærbødige ejendomsmæglervirksomheder tager på sig:

  • Reklamering og vurdering;
  • Beboere og associerede relationer;
  • Praktisk forvaltning og vedligeholdelse;
  • Papirarbejde og administration.

Ud fra listen er det tydeligt at se, at mængden af opgaver og ansvarsområder kræver grundig strukturering og glimrende orden i processerne for at undgå store problemer. Selvom ejendomsmæglere kan finde på at benægte nødvendigheden af at holde alting grundigt organiseret, lader det til at være et ikke-udtalt krav til professionelle ejendomsmæglervirksomheder, at de har speciel software som et online data room, markedsføringsværktøj osv. Antallet af produkter på markedet taler for en stor efterspørgsel og at det giver store fordele for ejendomsmælings-sfæren.

VDRs hovedfunktioner

Primært tillader data rooms håndtering af store mængder af information ved at strukturere det hele og sende det til de rigtige mapper, så det altid er lige ved hånden. Kontrakter, juridisk dokumentation, pengeoverførsels-papirer osv. skal opbevares det korrekte sted for at kunne blive fundet hurtigt, når det skal bruges. I tilfælde af, at det er nødvendigt at sende dokumenter, gøres dette også via online data rooms, da de garanterer et højt niveau af sikkerhed og tillader kunder og partnere at sætte elektroniske signaturer på, der gør det muligt at spare tid i forhold til at skulle møde kunder personligt for dette.

Alle dokumenterne er tilgængelig for medarbejdere og chefer, hvilket sparer betydeligt med plads, da det er nok at have én aktiv kopi af dokumentet og en ekstra for en sikkerheds skyld. Forresten udelukker denne funktion også forskelligheder i formulering, og alle kunder med samme handelsmål får tildelt en gennemgået version af aftalen.

Den funktion, der specifikt er til ejendomsmægleres data rooms, er muligheden for online-rundvisninger. Ejendomsmæglere kan spare en masse tid ved at lade den første rundvisning af ejendommen foregå via online-rundvisning i stedet for at tage derud selv. Det er også meget nemmere for de fleste kunder, der vil have god mulighed for at se nærmere på ejendommen, hvis de er interesserede.

Sidst, men ikke mindst, er softwaren uforligneligt nyttig, når der laves rapporter og analyser, da alle informationer bliver administreret digitalt og de fleste VDR-tjenesteudbydere tilbyder specielle funktioner og endda ordninger og grafer, der kan bruges til årlig eller halvårlige rapporter.

Afsluttende ord:

  • At spare tid ved automatisk oprettelse af dokumentation og tidsindstillede e-mails;
  • At spare penge ved at reducere mængden af medarbejdere, der er nødvendige for at klare opgaverne;
  • Holde virksomheden sikker ved at beskytte databasen og den associerede betalingsdata i systemet;
  • Administreringen af store mængder af boliger, takket være denne type softwares opgraderingspotentiale;
  • At holde noter på alle processerne og analysere dem, takket være den objektive datamåling.