Hvad er due diligence i forbindelse med M&A?
Due diligence er processen med at analysere og gennemgå alle dokumenter for at afgøre, om en M&A-transaktion er tiden og pengene værd eller ej. Ud over finansielle og regnskabsmæssige opgørelser skal virksomheder ofte gennemgå hundredvis af dokumenter vedrørende målvirksomhedens driftsmæssige tilstand.
Som du måske kan forvente, kan due diligence-undersøgelser i forbindelse med M&A være tidskrævende og endda forhindre transaktionen i at gå videre uden den rette teknologi på plads. Derfor er virtuelle datarum nødvendige for at gavne det arbejde, som fagfolk udfører, der gennemgår et stort antal dokumenter og deltager i avancerede juridiske og finansielle gennemgangsprocesser.
Hvad er et M&A-datarum?
Et M&A datarum (mere almindeligt kendt som et virtuelt datarum eller due diligence datarum) er en sikker dokumenthåndteringsplatform, hvor virksomheder opbevarer alle de dokumenter, der er nødvendige for, at M&A-processen kan skride fremad.
Ideelt set har den overtagende virksomhed brug for en intuitiv og strømlinet måde at gennemgå målvirksomhedens dokumenter på og danne sig et grundigt billede af målvirksomhedens tilstand. Både præsentationen og gennemgangen af disse dokumenter spiller en væsentlig rolle for beslutningen om at gå videre med en fusion og virksomhedsovertagelse.
Et virtuelt datarum er det sted, hvor interessenterne kan få adgang til dokumenter vedrørende en M&A-transaktion. Denne type datarum er et online-repositorium, der indeholder adgangsstyring, sikkerhedsfunktioner og andre ressourcer og muligheder for at gøre M&A due diligence-processen mere effektiv.
Oprindeligt blev disse dokumenter opbevaret i fysiske datarum, og due diligence-teamet skulle gennemgå filerne i hånden. Et virtuelt datarum er blot en videreudvikling af disse rum, som har gjort due diligence-processen mindre belastende for alle involverede parter.
Virtuelle datarum er vigtige på grund af den ekstra sikkerhed, som de giver, og som forhindrer, at følsomme dokumenter falder i de forkerte hænder. De kan også organiseres, så dokumenterne er nemme at finde og få adgang til, hvilket sparer tid, der bruges på at trawle gennem mapper for at finde det, man har brug for.
Hvordan kan virtuelle datarum være til gavn for due diligence i forbindelse med M&A?
Som vi har nævnt, er virtuelle datarum til gavn for due diligence-processen i forbindelse med fusioner og virksomhedsovertagelser og er endda medvirkende til, at ellers vanskelige transaktioner lykkes. Nogle af fordelene omfatter:
Yderligere sikkerhed
Virtuelle datarum opfylder strenge standarder for overholdelse og sikkerhed. Nogle af standarderne for virtuelle datarum omfatter f.eks:
- SOC 1/SSAE 16/ISAE 3402
- SOC 2 type II
- DOD CSM Niveau 1-5
- FISMA, DIACAP og FedRAMP
- HIPAA
Som følge heraf gør den forbedrede sikkerhed også processen mere effektiv, da den overtagende virksomhed ikke behøver at bruge yderligere sikkerheds- eller it-ressourcer.
Virtuelle datarum begrænser, hvad parterne kan gøre med bestemte filer (om de kan få adgang til dem eller udskrive dem). Admins kan også fjerne dokumentadgang, selv om brugeren allerede har åbnet filen. Derudover kan organisationer også tilføje personlige vandmærker og oprette brugerdefinerede NDA’er til due diligence-processen. Sammenlignet med websteder som Dropbox giver virtuelle datarum dig ro i sindet med hensyn til sikkerheden af følsomt materiale.
Nemt samarbejde
Virtuelle datarum er helt digitale, hvilket betyder, at folk kan få adgang til dokumenter hvor som helst og når som helst, hvis deres enhed er forbundet til datarummet. Desuden kan brugerne downloade visse dokumenter for at se dem offline.
Hvor fysiske datarum binder parterne til ét sted, betyder virtuelle datarum, at due diligence-opgaver kan udføres hvor som helst. Virtuelle datarum har også integrerede kommunikations- og annotationsværktøjer, så forskellige teammedlemmer altid er på samme side.
Tids- og omkostningsbesparelser
Takket være virtuelle datarum behøver teams ikke længere at afholde rejseudgifter for at gennemgå dokumenter, leje konferenceplads eller betale administrativt personale for at administrere og sikre følsomme dokumenter. Virtuelle datarum gør således M&A due diligence-processen billigere.
Datarum leveres som en tjeneste, og som alle SaaS-programmer leveres de efter behov. Organisationer betaler månedlige eller årlige abonnementsgebyrer baseret på antallet af brugere, om de har brug for tilpassede løsninger og andre faktorer. Leverandøren af det virtuelle datarum vil tilbyde mange muligheder for at opfylde dit teams krav.
Sporing af brugeraktivitet
Virtuelle datarum giver administratorer fuld kontrol over, hvem der har adgang til datarummet og specifikke dokumenter. Grupper kunne få adgang til forskellige dokumenter i fysiske datarum, men individuel adgang var altid vanskelig at administrere.
F.eks. kan revisionsteams have både ledende og mindre ledende medarbejdere, og visse dokumenter har måske kun været tilgængelige for de ledende medarbejdere. Virtuelle datarum giver mulighed for specifik individuel adgang med et minimum af besvær.
Trin-for-trin forberedelse af et virtuelt datarum til due diligence i forbindelse med M&A
De trin, der er nødvendige for at forberede et virtuelt datarum til due diligence-undersøgelse, omfatter følgende.
1. Indsamling og strukturering af de relevante dokumenter
For det første skal organisationer identificere de dokumenter, de har brug for i forbindelse med due diligence-processen, organisere dem efter kategorier og emner og derefter udpege mapper med begrænset adgang.
Nogle af disse dokumenter omfatter:
- Vedtægter
- Juridiske dokumenter
- Ejendomsregistre (normalt som en Cap Table)
- Aktionærcertifikater
- Tidligere finansieringsrunder og optegnelser over likviditetsbegivenheder
- En grundig registrering af organisationens økonomi og fremtidige fremskrivninger
- Oplysninger om produkter eller tjenester, herunder fremtidige køreplaner og tidligere prototyper
- fremtidige forretningsplaner (f.eks. markedsføringsstrategier)
- nuværende salgspipeline og -strategi; dette kan omfatte eksisterende MRR (Monthly Recurring Revenue) eller ARR (Annual Recurring Revenue)
- En omfattende skattehistorik, herunder tidligere revisionserklæringer og eventuelle finansielle vurderinger
- Eventuelle bemærkelsesværdige aftaler med tredjeparter eller partnerskaber
- Dokumentation vedrørende kapitalaktiver, som organisationen har, f.eks. langtidsleasingaftaler
- oplysninger om intellektuelle aktiver (dette kan omfatte patenter, varemærker, intellektuel ejendom og aktuelle investeringer i F&U)
- En oversigt over virksomhedens vigtigste teammedlemmer; dette bør omfatte ansættelseskontrakter
- Alle licenser og tilladelser, der er nødvendige for at kunne drive virksomhed lovligt, samt korrespondance med de myndigheder, der er relevante for virksomheden.
- Referater fra tidligere bestyrelsesmøder
- En kontinuitetsplan
- Et pitch deck
2. Tildel administratorer
Når alle oplysninger og dokumenter er blevet indsamlet, skal en organisation tildele administratorer, som skal overvåge det virtuelle datarum under M&A due diligence-processen. Husk på, at administratorerne skal tildele tilladelser, administrere mapper, invitere interesserede parter og vedligeholde det virtuelle datarums udseende.
3. Upload dine dokumenter
Brugerne kan derefter uploade deres dokumenter til platformen. De fleste virtuelle datarum har en dokumentfanebladet, hvor brugerne kan uploade dokumenter og filer. Administratorer kan trække og slippe dokumenter eller masseoploade hele mapper. Det virtuelle datarum bevarer fil- og mappestrukturen præcis som den var, før de blev uploadet.
4. Inviter brugere til det virtuelle datarum
Når det virtuelle datarum er blevet forberedt, og alle dokumenterne er der, hvor de skal være, kan administratorer invitere brugere til at bruge det virtuelle datarum. Husk, at virtuelle datarum ofte har totrinsgodkendelse og protokoller på plads for at minimere databrud. Administratorer kan f.eks. spore brugeraktivitet og tildele tilladelser, så kun de relevante parter kan få adgang til specifikke oplysninger.
5. Vedligeholdelse af datarummet
Den største fordel ved et virtuelt datarum er, at det gør due diligence-processen mere effektiv. Men hvis admins ikke vedligeholder datarummet, kan processen blive langsommere og forhindre transaktionen i at komme over stregen i tide.
Som sådan skal admins sikre, at dokumenterne er opdaterede og stadig relevante, så virksomhederne ikke gør, at de gennemskrivende virksomheder har nøjagtige fakta og tal, administrere tilladelser (nogle parter har måske kun brug for at se dokumenter i en periode) og administrere kommentar- og spørgeskemadelen.
Sidste overvejelser
Nogle organisationer afviser virtuelle datarum som et sted at opbevare dokumenter. Men datarum kan være afgørende for eller ødelægge M&A-processen. Et dårligt opbevaret datarum vil forsinke processen og potentielt føre til manglende tillid mellem den gennemskrivende og målorganisationen. Hvis du er på udkig efter en effektiv måde at styre due diligence-processen på, er et datarum en værdifuld investering.
Besøg vores hovedside i dag og tal med vores eksperter for at finde ud af, hvordan et datarum kan hjælpe din organisation i dag.